Klauzula informacyjna dotycząca ochrony danych osobowych
Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych, które zbiera PHU Cechmistrz Wacław Ciepłucha (dalej Cechmistrz) jako administrator danych osobowych, sposobów, w jakie są one wykorzystywane, a także praw osób fizycznych związanych ze zbieraniem
i wykorzystywaniem takich danych. Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt z Wacławem Ciepłuchą, ul. M. Kopernika 46, 90-553 Łódź, tel. 42 636-36-20.
W celu prowadzenia działalności firma Cechmistrz zbiera i wykorzystuje informacje identyfikujące osoby fizyczne (zwane również „danymi osobowymi”), w tym informacje o klientach.
Zakres informacj
W niniejszej klauzuli Cechmistrz informuje o wszelkich formach wykorzystywania danych osobowych („przetwarzanie”) na terenie Polski w odniesieniu do osób fizycznych będących:
- klientami (w tym potencjalnymi), dostawcami (w tym potencjalnymi),
- pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami lub reprezentantami takich klientów oraz dostawców,
- innymi osobami, których dane przetwarzamy w celach wystawienia lub realizacji faktur w ramach realizacji współpracy z klientami czy dostawcami.
W związku ze współpracą pomiędzy Państwem a firmą Cechmistrz, mogącą polegać w szczególności na:
- dostarczaniu Klientom lub podmiotom współpracującym z Klientami produktów lub usług,
- współpracy przy sprzedaży i reklamie tych produktów lub usług, a także współpracy przez podmioty pośredniczące,
możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak:
- imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne,
- numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON),
- numer PESEL,
- dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faxu,
- stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji,
- numer rachunku bankowego.
W przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Państwem a firmą Cechmistrz, podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów zawarcia umowy oraz obsługi współpracy pomiędzy Klientem oraz firmą Cechmistrz.
Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości wykonania działań przez firmę Cechmistrz (przykładowo, niepodanie danych może wiązać się z brakiem możliwości realizacji faktury).
Dane zbierane z innych źródeł
Możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji informacji podanych przez Klientów. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach.
Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do realizacji umowy pomiędzy firmą Cechmistrz
a takim podmiotem, np. informacje o ustaniu Państwa zatrudnienia u danego podmiotu, zmianie danych kontaktowych lub zmianie stanowiska służbowego.
Podstawy prawne przetwarzania danych
Nie możemy przetwarzać danych osobowych, jeśli nie mamy ważnej podstawy prawnej. Dlatego przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy:
- przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są Państwo stroną umowy zawartej ze firmą Cechmistrz lub składają Państwo zamówienia na produkty lub usługi firmy Cechmistrz,
- przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych, np. obowiązku wystawienia faktury lub innego dokumentu wymaganego przepisami, lub wprost nakazuje nam to przepis prawa (dotyczy to przypadków udostępnienia danych Klientów na żądanie właściwych organów lub sądów),
- przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów firmy Cechmistrz lub strony trzeciej i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności. Należy pamiętać, że podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między naszym uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością. Takimi „uzasadnionymi interesami” są:
- zawieranie i wykonywanie umów z Klientami będącymi jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej lub osobami prawnymi,
- ustalanie lub dochodzenie przez firmę Cechmistrz roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami,
- weryfikacja Klientów w publicznych rejestrach,
- kontakt z Klientami, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów Klientów służących umożliwieniu kontaktu firmy Cechmistrz z Klientami.
Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne. Poniżej zostały wymienione cele, jakie realizuje firma Cechmistrz poprzez przetwarzanie danych osobowych oraz okresy, przez jakie je przetwarza:
- wypełnienie zobowiązań umownych − przez okres trwania umowy pomiędzy Klientem oraz firmą Cechmistrz,
- wymiana danych o Klientach − przez okres przez jaki dane o Klientach przetwarzane są dla innych celów,
- archiwizowanie danych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, takich jak ustawa o rachunkowości i ustawa - Ordynacja podatkowa − przez okres wskazany w odpowiednich przepisach; co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym miało miejsce np. wystawienie faktury, rozwiązanie umowy etc.
Niezależnie od powyższych okresów, Państwa dane mogą być przetwarzane przez okres konieczny dla celów ustalania lub dochodzenia przez firmę Cechmistrz roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami - przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 6 lat od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia.
Środki zabezpieczające dane osobowe
Wszyscy pracownicy uzyskujący dostęp do danych osobowych muszą przestrzegać wewnętrznych zasad i procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych w celu ich ochrony i zapewnienia poufności. Są oni również zobowiązani do przestrzegania wszystkich technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa wprowadzonych w celu ochrony danych osobowych.
Wdrożyliśmy odpowiednie środki organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym, przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, niewłaściwym wykorzystaniem, ujawnieniem lub dostępem oraz przed wszelkimi innymi nielegalnymi formami przetwarzania.
Przysługujące prawa
Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez firmę Cechmistrz. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy złożyć wniosek o ich sprostowanie. Firma Cechmistrz niezwłocznie skoryguje takie informacje. Ponadto, mają Państwo prawo do:
- wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy firma Cechmistrz uzyskała taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem),
- żądania usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO,
- żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO,
- wyrażenia sprzeciwu - z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją - wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów firmy Cechmistrz lub strony trzeciej,
- przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych firmie Cechmistrz w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony firmy Cechmistrz i z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności.
Firma Cechmistrz będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania.
Mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznacie, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
Podstawa prawna
Art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1)